SARL-SAFI SMART : Tous les travaux d'archivage

Chers clients et partenaires… Nous avons l'honneur de vous présenter notre startup, société d'archivage et digitalisation des documents. SARL-SAFI SMART est un établissement de prestation qui exerce plusieurs activités dans le domaine d'archivage Nos activités dans le domaine des archives s'articulent autour du traitement scientifique et technique des documents dans un cadre légal et conformément aux normes établies de la manière classique et électronique. (Des opérations d'inventaire, classification et codification, description, indexation ainsi que la préparation des instruments de recherche de manière manuelle et électronique, réalisation de tableaux de gestion des documents d’archives). Nos équipes de consultants connaissent parfaitement les problématiques liées à l'archivistique et interviennent sur les domaines de compétences : 01. ARCHIVAGE PHYSIQUE : 01-1) Traitement physique et technique des archives (tri, inventaire, classement, codifications, description et catalogues de recherche). 01-2) Organisation interne d'un système d'archivage spécifique de chaque client. 01-3) Conseils en aménagement d'espaces d'archivage . 01-4) Élimination sécurisée des documents (selon des tableaux de gestion des documents d’archives). 01-4-1) Que sont les tableaux de gestion des documents d’archives ? Ce sont des listes de documents produits ou reçus par les départements dans le cadre de ses activités. Ces tableaux se considères comme élément essentiel cars ils constituent un outil de travail exceptionnel, et ils offrent a l’institution les règles de conservation des documents archives tout au long son parcoure de vie, c’est a dire : de sa création jusqu’elle perdre sa valeur administratif. 01-4-2) Les objectifs d’application des tableaux de gestion des documents d’archives : Ces tableaux visent à assurer une gestion efficace des documents et répondent à un ensemble de questions soulevé par les producteurs de ces documents: ➢ Quels documents seront conservés, et combien de temps seront-ils conservés ? ➢ Quels documents seront éliminés et quand cela est fait ? ➢ Quels sont les textes réglementaires sur lesquels on dépend ? 01-4-3) L’importance des tableaux de gestion des documents d’archives : ➢ Connaitre la durée d’utilisation administratifs de chaque document et dossier et connaitre son contenu et son sort finale ➢ Contrôler la surcharge des documents et libérer des espaces de stockage ➢ Travailler dans un cadre légal ➢ Faciliter le processus d'obtention des informations dans un temps record ➢ Connaître la localisation des documents ➢ Économiser considérablement les dépenses et les moyens matériaux a travers l’utilisation des tableaux de gestion qui facilitent la définition de la nature des documents verses ou éliminés, qui permettent d’obtenir des espaces de stockage prêts sans être obligé de créer de nouveaux espaces et les équiper avec les outils nécessaire . ➢ Assurer une protection complète des documents d'archives contre les dommages ou les pertes grâce a l’élimination du problème de la surcharge des documents au niveau des bureaux. 2. ARCHIVAGE NUMÉRIQUE : • Ressources matérielles et logiciels adaptés au besoin: logiciel de capture, OCR, RAD/LAD, Scanner de production A0 – A5 • La numérisation sur site par notre équipe d'archivistes spécialisés est particulièrement adaptée lorsque pour vos documents présentant un très haut niveau de confidentialité. • Ce dispositif permet notamment de supprimer la circulation de vos documents originaux hors de vos locaux, en réduisant les opérations logistiques et le nombre d'intervenants (transport, manutention...) • Limiter et contrôler leur manipulation pour plus de confidentialité • Préserver la disponibilité de vos documents et informations pendant leur numérisation, offrant ainsi un niveau de service optimal aux utilisateurs et permettant de maintenir la continuité de votre activité. 03- Dématérialisation :  Accéder instantanément à vos documents  Sécuriser et contrôler l’accès à votre fond documentaire  Pérenniser vos documents  Réduire vos coûts 04. DESTRUCTION DES DOCUMENTS : Pour détruire des quantités importantes de documents administratifs confidentiels comportant des données sensibles, nous vous proposons des solutions adaptées à vos besoins, Cette prestation concerne : • La gestion prévisionnelle d’élimination des documents compte Tenu des délais légaux de conservation • La destruction régulière, confidentielle et sécurisée des archives périmées après validation écrite du client. • La production d’un certificat de destruction avec inventaire. • Tous les documents détruits après tri sélectif sont recyclés. 05- Stockage électronique : • Le stockage électronique devra se faire sur des serveurs sécurisés avec système de backup ou sur le Cloud selon vos recommandations. • Le client devra avoir accès aux documents numérisés facilement et autant de fois qu’elle-le souhaite. 06- Formation et conseil : 6-1/ Formation : Des formules adaptées à vos besoins : module court, long, formation Continue,….  Formation assurée dans vos locaux ou en immersion sur notre site de production  Archivage physique  Collaborateurs en charge de la gestion des archives : responsable de services, archivistes  Dématérialisation  Collaborateurs en charges d’un projet de dématérialisation interne, agent de numérisation,…  Archivage électronique, GED  Collaborateurs en charge de la mise en place d’une solution de GED ou de SAE, utilisateurs 6-2/ Conseil :  Assistance à maitrise d’ouvrage : - Accompagnement pour la réalisation de votre salle ou site d’archives - Mise aux normes de vos salles d’archives - Conseil en choix de solutions logicielles de gestion d’archives, GED, SAE : rédaction de cahier des charges, benchmark des solutions, recommandations,…  Audit : - Audit de l’organisation - Audit des procédures - Audit des flux documentaires  Organisation & gestion : - Mise en place des règles de conservation - Rédaction des référentiels : plan de classement, tableau et outils de gestion, règles et procédures, … - Optimisation des processus 07- Conservation externalisée des archives physiques :  Sécurité : Gardiennage 24h/24, accès contrôlés, alarmes, détection anti-incendie  Environnement Contrôle de la température, du taux d’humidité, renouvellement de l’air  Moyens humains : Un personnel bien formé  Gestion informatisée : - Indexation informatisée du stockage - Un réseau informatique sécurisé.